Viime aikoina on taas uutisoitu yrityskaappauksista. Aihe on noussut aikaisemminkin esiin jonkin konkreettisen kaappauksen taikka kaappausyrityksen myötä. Kaikki tapaukset eivät toki edes nouse uutisointiin asti. Kaappauksia kuitenkin todella tapahtuu jatkuvasti, myös meillä Suomessa.

Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sivuilla on julkaistu ohjeita, miten voi saada suojaa huijauksilta ja yrityskaappauksilta kaupparekisteri- ja tavaramerkkiasioissa. Nämä PRH:n palvelut ovat maksuttomia.
Lue lisää: Yritys – välty huijauksilta

PRH:n Virre-palvelusta on syyskuusta 2022 alkaen voinut ladata ja tulostaa minkä tahansa yrityksen kaupparekisteriotteen maksutta. Tämä on yritysten tietoja tarvitseville erittäin merkittävä helpotus. Se voi kuitenkin myös lisätä yrityksiin kohdistuvia huijauksia ja kaappauksia.

Oman yrityksen kaupparekisteri-ilmoituksiin kannattaa ottaa käyttöön mahdollisuus vain sähköisiin ilmoituksiin. Se onnistuu helposti muutosilmoituksen yhteydessä. Tällöin PRH ei käsittele yrityksen paperisia ilmoituksia muissa kuin niissä asioissa, joissa paperinen ilmoitus on edelleen välttämätön. Se antaa jo jonkin verran suojaa.

PRH:n ohjeen mukaan sähköisen ilmoittamisen valitsemalla voisi jopa varmistaa, että jatkossa yrityksen ilmoituksia kaupparekisteriin voi tehdä vain henkilö, jolla on siihen oikeus. Tämä ei tarkalleen ottaen kuitenkaan pidä paikkansa.

Sähköisellä ilmoittamisellakin yritys on mahdollista kaapata eikä se itse asiassa ole edes kovin vaikeaa. Uutisissakin on ollut tapauksia, joilla huijari on esimerkiksi yrityksen hallituksen vaihtamalla pystynyt jopa sähköisellä ilmoittamisella ottamaan yrityksen haltuunsa.

Kaupparekisteriasioissa kannattaa ottaa käyttöön myös palvelu, jossa PRH lähettää yritykselle sähköpostitse tiedon muutosilmoituksen saapumisesta. Se on mahdollista, kun yrityksellä on ilmoitettu kaupparekisteriin toimiva sähköpostiosoite. Myös sen tekeminen onnistuu helposti muutosilmoituksen yhteydessä.

Kaupparekisteriin annettu sähköpostiosoite on kuitenkin julkinen tieto, joka on näkyvissä YTJ-yrityshaussa ja muissa yritystietopalveluissa. Kaikki eivät ehkä halua antaa yrityksensä sähköpostiosoitetta julkisesti näkyväksi.

Muutosilmoitusten seurannan voi onneksi tilata myös paperilomakkeella. Tilauksen voi tehdä yrityksen kaupparekisteriin merkitty edustaja, kuten hallituksen jäsen, toimitusjohtaja, yhtiömies tai muu edustamiseen oikeutettu. Paperisena tehdyssä tilauksessa annettu sähköpostiosoite ei tällöin päädy julkisesti näkyville.

Ilmoitettava sähköpostiosoite tulee luonnollisesti olla sellainen, jota seurataan aktiivisesti, myös lomien ja muiden poissaolojen aikana. Yritysten henkilövaihdokset menevät nykyisin kaupparekisterissä läpi nopeasti, parhaimmillaan jopa parissa työpäivässä. Siksi kannattaa huolehtia siitä, että ilmoitettua sähköpostiosoitetta todella seurataan. Omien poissaolojen ajaksi voi esimerkiksi tehdä sähköpostin edelleeenvälityksen jollekin luotettavalle henkilölle.

Oman yrityksenkin rekisteröityjä tietoja on helppo seurata PRH:n Virre-palvelussa. Mikäli kaikista varotoimista huolimatta on syytä epäillä väärien tietojen rekisteröintiä tai sen yritystä, on otettava heti yhteyttä kaupparekisterin neuvontaan. Tapauksesta riippuen on hyvä olla yhteydessä myös yrityksen käyttämiin pankkeihin ja muihin rahoituslaitoksiin. Epäillystä rikoksesta kannattaa tehdä ilmoitus poliisille.

Yrityksen vakuutuskirjasta on hyvä tarkistaa, korvaako vakuutus jos yritys kaikista varotoimista huolimatta päätyy huijarin käsiin. Vakuutusehdot kannattaa lukea tarkkaan, sillä niissä on voitu edellyttää yritykseltä muitakin kuin edellä mainittuja toimia vahinkojen välttämiseksi. Yrityksen käyttämiltä asiantuntijoilta voi myös kysyä lisää vinkkejä suojautumiseen.